Services pour vos clients d'entreprises

Produire les déclarations de renseignements par voie électronique 

Produisez-vous des déclarations T4, T5 ou d’autres déclarations de renseignements pour le compte de vos clients?

Depuis janvier 2010, si vous produisez plus de 50 feuillets de renseignements, vous devez les produire électroniquement en utilisant le Transfert de fichier par Internet en langage de balisage extensible (XML). Pour les déclarations T4, vous pouvez aussi utiliser l'application Poste de travail T4 (jusqu’à 70 feuillets). Vous aurez besoin du code d’accès Web de votre client.

La gamme de services électroniques de l’ARC offre trois options Internet pratiques et sécurisées pour produire les déclarations de renseignements de vos clients. Chacune d’elles fournit des options de transmission électronique faciles à utiliser et des instructions détaillées. Économisez du temps, du papier et des frais postaux en choisissant un des choix de Transmission des déclarations de renseignements par voie électronique.

Formulaires T4 Web :

Le service Web aux fins des T4 est conçu pour les employeurs qui soumettent 6 feuillets T4 ou moins, soit environ la moitié des T4 traitées

Les formulaires T4 Web constituent un service interactif en ligne, c'est-à-dire que vous n'avez besoin d'aucun logiciel pour préparer ou soumettre la déclaration T4.

Vous pouvez soumettre une déclaration initiale comptant de un à six feuillets T4 originaux ou modifiés. Si vous constatez plus tard que vous devez modifier ou annuler des feuillets, vous pouvez de nouveau utiliser les formulaires Web pour soumettre vos modifications auprès de l'ARC. Même si vous avez produit votre déclaration initiale sur papier, vous pouvez produire jusqu'à six feuillets modifiés ou annulés grâce aux formulaires T4 Web.

Formulaires T4 Web permettront aux entreprises :

• de créer une déclaration électronique de renseignements T4;
• la validation des données en temps réel - des messages-guides vous avertissent des erreurs à corriger avant de produire;
• le calcul des totaux du Sommaire - vous n'avez donc pas à calculer les totaux du Sommaire T4 manuellement;
• d'utiliser les données électroniques pour imprimer les feuillets T4 des employés;
• de soumettre en toute sécurité votre déclaration sous forme chiffrée, par Internet.

Les exigences informatiques sont décrites sur le site Web de l'ARC à l'adresse suivante :www.arc.gc.ca/formulairesweb

Application Poste de travail T4 :

Si vous produisez de 1 à 70 feuillets T4 originaux ou modifiés, cette application téléchargeable pratique vous permet de créer, de sauvegarder et de transmettre une déclaration de renseignements T4 électronique. Vous pouvez même consulter la déclaration de l’année précédente pour récupérer des renseignements qui figurent dans les anciens feuillets T4. Cette application vous permet de fournir électroniquement des feuillets aux employés (ceux qui auront accepté de les recevoir électroniquement).

Transfert de fichiers par voie électronique (XML) :

Utilisez-vous un logiciel pour produire des déclarations de renseignements pour vos clients? Vous pouvez transmettre un fichier XML qui contient jusqu’à 150 mégaoctets de déclarations de renseignements. Vous pouvez aussi envoyer plusieurs déclarations jusqu’à une limite de 150 mégaoctets. Vous avez plusieurs types de déclarations de renseignements? Aucun problème. Cette option de transmission accepte tous les types de déclarations de renseignements originales et modifiées. Si la taille de votre fichier dépasse 150 mégaoctets, vous pouvez le comprimer de façon à ce que chaque transmission contienne moins de 150 mégaoctets (approx. 160,000 feuillets ou 1.6 million de feuillets comprimés).

Comme c'est le cas pour l'ensemble des options de production de déclarations de renseignements par voie électronique de l'ARC, le transfert de fichiers par Internet est un service souple et pratique pour les employeurs qui leur permet d'économiser du papier, de traiter plus rapidement les déclarations de renseignements et de réduire les frais d'envoi.

Saviez-vous que Mon dossier d'entreprise vous permet de transmettre des déclarations de renseignements (approximativement 3 500 feuillets ou 3.5 mo) par Internet sans code d'accès Web. Ce service est utilisé pour transférer des déclarations à l'ARC en annexant un dossier de format XML (eXtensible Markup Language).

Pour en savoir plus sur la production des déclarations de renseignements par voie électronique et les exigences de production obligatoire, allez à www.arc.gc.ca/tedr.